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贵州广播电视大学 贵州职业技术学院档案管理办法

2015年06月09日 10:36  信息来源:学校办公室(阅读:

第一章

 

第一条 为规范学校档案工作,进一步提高档案管理水平,有效地保护和利用档案,为学校各项工作服务,为社会经济发展服务,根据《中华人民共和国档案法》(以下简称《档案法》)、教育部《普通高等学校档案管理办法》(第27号令)和《贵州省档案条例》等法律、法规,结合学校实际,制定本办法。

第二条 本办法所称档案,是指学校在从事招生、教学、科研、党政管理以及其他各项活动中直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条 学校档案记录和反映了学校建立、建设和发展的全过程,是学校各项工作的重要组成部分,是评估和衡量学校教育质量和管理水平的重要依据,它为学校教学、科研、管理水平的提高创造了必要条件,是反映和维护学校历史面貌的一项重要工作,是办好学校的重要基础工作之一。

第四条 学校内部各部门、各单位和个人应当遵守本办法,并应承担收集、整理、立卷、归档和保护档案的义务,学校各门类、不同载体的档案必须遵循统一领导、集中管理、维护档案的完整、准确与安全、便于开发利用的原则,任何单位和个人不得将应归档的材料截留在本单位或据为己有。

第五条 学校加强对档案工作的领导,严格实行部门立卷制度。

 

第二章管理体制与机构职责

 

第六条 学校成立档案工作管理委员会,设主任委员一名,由分管档案工作的校领导担任,副主任委员一名,委员若干名,由与学校档案工作密切相关的职能部门负责人组成,档案工作管理委员会是学校档案工作的最高行政管理机构,领导全校档案工作,其主要职责是:

(一)宣传、贯彻、执行国家关于档案工作的政策、法律、法规,审查学校档案工作规划、计划、总结;

(二)审定学校档案管理办法和重要的规章制度;

(三)研究决定档案工作的重大事宜;

(四)检查、督促学校及部门档案工作执行情况;

(五)对各部门档案工作进行检查、考核与评估。

第七条 校办综合档案室是学校档案工作的职能管理部门,又是永久保存和提供利用本校档案的信息中心,其业务须接受省级档案行政管理部门和省教育管理部门的指导、监督与检查。其主要职责是:

(一)宣传、贯彻、执行党和国家关于档案工作的政策、法律、法规,提高全校师生的档案意识;

(二)制定学校档案工作发展规划、工作计划及规章制度,并负责监督、指导和检查执行情况,履行依法制档职责;

(三)指导、协助各部门做好各类档案的预立卷工作,根据不同门类、不同载体档案材料归档的特点,及时做好档案的接收、分类、鉴定、统计、保管和利用工作;

(四)科学地管理档案,在开展档案开放和利用工作的同时,严守档案机密,做好防火、防盗、防虫等“九防”工作,确保档案安全;

(五)负责编辑档案参考资料,编制检索工具,多途径、多形式地开发档案信息资源,积极为学校和社会各方面工作服务;

(六)负责学校档案工作的业务指导,对全校专、兼职档案工作人员进行业务培训,积极开展、参加学术研究交流活动,努力提高档案工作人员的素质和档案工作水平。

第八条 学校档案工作网络由学校各职能部门分管档案工作负责人及各部门、兼职档案员组成。各部门分管档案工作负责人主要职责:

(一)组织本部门职工学习遵守档案法规、执行学校档案工作规章制度,将档案工作纳入部门工作计划;

(二)加强与综合档案室的联系,共同做好对兼职档案员的业务指导、监督和检查工作,提高归档案卷质量,保证按时归档;

(三)支持本部门兼职档案人员开展工作,帮助他们解决实际困难。

兼职档案员主要职责:

(一)认真学习国家档案工作法律、法规和学校档案工作规章制度;

(二)根据综合档案室制发的各门类档案的案卷类目,做好预立卷工作;

(三)负责本部门文件材料的形成、积累、保管和整理、立卷、归档工作,保证归档文件材料完整、准确、系统,并按规定时间向综合档案室办理档案移交手续;

(四)积极参加档案业务学习,不断提高档案工作水平;

(五)主动接受综合档案室的业务指导和督促、检查;

(六)做好各类文件材料的安全保管和保密工作。

 

第三章档案工作人员、经费、库房、设备

 

第九条 学校档案工作人员必须坚持四项基本原则,认真执行党和国家的方针、政策,热爱档案事业,刻苦钻研业务,忠于职守、严守机密、勇于创新,具备档案专业知识和一定的科学文化知识。

第十条 学校档案工作人员列入学校事业编制,根据学校办学规模、室藏档案数量确定档案人员的编制数,档案工作人员属档案专业技术人员,其职称和待遇按有关规定执行,实行专业技术聘任制度,并保持人员的相对稳定。

第十一条 档案工作所需经费由学校单独立项,列入学校年度经费预算,统筹解决。学校各部门、各单位应对用于保存本部门归档文件所需的档案装具等设备在经费中给予支持,并为档案管理人员提供必要的工作条件。

第十二条 学校根据现有规模、发展规划和现代化管理的需要,努力按照《档案技术保护规范》的要求,为档案室提供专用的、符合档案管理要求的档案库房。库房应有防霉、防盗、防火、防水、防潮、防尘、防高温、防强光、防有害气体和有害生物的保护措施,存放声像等特殊载体档案,应设有专门库房,并配置恒温、恒湿设施。

第十三条 根据工作需要,学校应有计划地为档案部门配置计算机、复印机、照相机、扫描仪、摄像机等设备,使档案管理现代化同学校管理现代化同步。

 

第四章文件材料的归档、移交和接收

 

第十四条 各部门应建立和完善文件材料的立卷归档制度,应把文件材料的形成、积累、立卷、归档工作纳入部门工作计划,列入教学、科研、管理人员的职责范围,做到每项重要的教学、科研、党政管理等工作都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。

第十五条 各部门应归档的文件材料由文件材料形成者配合部门兼职档案员按照档案工作规范的要求,整理组卷,编排页号或件号,填写卷内目录,检查、装订、签字后按时向综合档案室移交,并履行移交手续,填写移交清册,档案室负责各部门立卷的业务指导及档案质量的检查、验收工作。

第十六条 学校档案分为党政类、教学类、科研类、基本建设类、仪器设备类、出版物类、外事类、财会类、声像类共9类,各类文件材料的归档范围和保管期限按《贵州广播电视大学文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》执行。凡属应归档的文件材料必须按规定及时归档。文件材料的归档范围:

(一)党政类:主要包括学校党委、行政、工会、团委等组织的各种文件、会议记录与纪要;各党政部门的工作计划、总结;上级机关与学校关于党政管理、人事管理的文件材料;

(二)教学类:主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按原国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》((87)教办字016号)的相关规定执行;

(三)科研类:按原国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》(国档发〔19876号)执行;

(四)基本建设类:按国家档案局、原国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》(国档发〔19884号)执行;

(五)仪器设备类:主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备(价值在10万元以上)的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料;

(六)财会类:按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》(财会字〔199832号)执行;

(七)外事类:主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料;学校聘请的境外专家、教师在教学、科研活动中形成的材料;学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料;学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料;

(八)出版物类:主要包括高等学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物的审稿单、原稿、样书、及出版发行记录等;

(九)声像档案类:学校在各项建设活动中形成的有重要保存价值的电子、照(胶)片、录像(录音)带等各种载体的档案材料等。

第十七条 学校对科研成果、基建工程竣工和贵重仪器设备开箱及其他技术项目进行鉴定、验收时,必须有档案馆或本部门档案工作人员参加以便对应归档的文件材料进行审查验收,签署验收意见并盖章。没有完整、准确、系统的文件材料,不予鉴定验收,不得申报成果。

第十八条 档案归档时间:

(一)党政部门和能按年度归档部门的文件材料在次年第一季度归档;

(二)基建部门应在项目完成通过鉴定、验收后两个月内归档;

第十九条 归档的文件材料同一类的应格式一致、书绘装订工整、字迹图象清晰,符合规范的要求。禁用圆珠笔、铅笔书写,禁用复写。归档的文件材料原则上是原件。 

第二十条 个人在其从事教学、科研、党政管理等职能活动中形成的各种载体形式的文件材料,必须按规定向档案馆移交,集中管理,任何个人不得据为己有。个人在非职务活动中形成的重要文件材料,其所有权属于个人,必要时通过征集、协商代管等多种形式进行管理。

 

第五章档案管理

 

第二十一条 档案室遵循便于保管和利用的原则,对馆藏档案按照《高等学校档案实体分类法》的规定,制定学校的档案实体分类方案,对室藏档案进行分类、编号、和排列,编制检索工具,为管理和利用档案提供方便条件。

第二十二条 档案室应定期做好档案的鉴定工作,对保管期限已满的档案,应组织有关专业人员和档案人员按照有关规定进行鉴定。凡需销毁的档案,按国家有关档案鉴定销毁制度执行。

第二十三条 档案室应当做好档案统计工作,及时统计档案的收进、移出、利用、销毁等各种数据,按照有关规定,向上级档案管理部门报送档案基本情况统计年报。

第二十四条 按照《中华人民共和国保守国家秘密法》、《贵州广播电视大学保密制度》的规定,对室藏档案进行密级保管。

第二十五条 档案室应做好档案保护工作,建立库房管理和检查制度,实行专人负责,严格按照“九防”要求管理库房,确保档案安全。及时修补残破档案,对字迹褪色的档案要及时修复和复制。在定期检查档案时,遇有特殊情况,应向校档案管理委员会汇报,及时处理。

第二十六条 档案是学校科学管理、正确决策的重要信息资源,为充分发挥馆藏档案信息资源的作用,学校档案管理要努力从经验管理转向科学管理,逐步采用先进技术,实行档案管理现代化。

第六章档案的利用与开放

 

第二十七条档案室应按照《档案法》的规定,向全校和社会开放档案。档案室开放档案应遵循下列规定:

(一)凡本校各部门查阅本部门业务范围或有关的档案资料,须经部门领导和办公室主任签字,校长批准,方可查阅。外单位查阅档案,须持介绍信或证明,经相关部门负责人和学校办公室主任签字,校长批准,方可在档案室查阅;若需复印,须经校长批准。

(二)非党群众借阅党内文件或非原承办单位借阅本校职工处理、调配、统计等机密以上档案、资料时,须经学校党委办公室或校办公室领导签字,学校党委书记或校长批准,方可查阅。

(三)凡借阅党委、校务会议记录,一律须经党委书记或校长批准。

(四)查阅、借用档案不得丢失、污染、折叠、涂改和转借;档案室要定期催还,并负责清点、检查档案完好情况,发现损坏或丢失,应书面报告校档案工作管理委员会处理;档案借阅期限最长不得超过一个月。

(五)任何人借阅档案资料,都必须办理借阅登记、退还注销手续,并当面点清。

第二十八条 档案室藏档案属于下列情况之一者不予开放:

(一)涉及党和国家秘密的;

(二)涉及专利和技术秘密的;

(三)涉及个人隐私的;

(四)档案形成部门规定限制利用的。

第二十九条 档案工作人员要严格借阅手续,遵守保密制度,主动提供档案检索工具,热情为利用者服务。

第三十条 档案室应加强档案编研工作,大力开发档案信息资源,根据学校和社会的需要,有计划地对档案资料进行研究整理,编辑出版各种汇编资料和编研成果,为学校教学、科研和管理工作服务,为社会各方面服务。

第三十一条 档案室应认真组织学术理论研究,积极参加本系统、本地区的档案协会(学会、研究会)活动,不断提高学术水平。

 

第七章考核与奖惩

第三十二条 学校建立档案工作检查、考核、评估制度,有下列事迹之一者,学校给予奖励:

(一)对档案的收集、整理、提供利用做出显著成绩的;

(二)对档案的保护和现代化管理做出显著成绩的;

(三)对档案学术研究做出重要贡献的;

(四)将重要或者珍贵档案捐赠给学校的;

(五)同违反档案法律、法规的行为作斗争表现突出的。

第三十三条 有下列行为之一者,根据情节轻重,学校给予行政处分;造成损失的,责令赔偿损失;构成犯罪的,由司法机关依法追究刑事责任。

(一)损毁、丢失或者擅自销毁档案的;

(二)擅自提供、抄录、公布档案的;

(三)涂改、伪造档案的;

(四)将职务活动中形成的应归档的文件、材料据为己有,拒绝向校档案室移交的;

(五)档案室及学校其他部门工作人员玩忽职守,造成档案损失的。

第八章

 

第三十四条 本办法由学校办公室负责解释。

第三十五条 本办法自发布之日起施行,原贵州广播电视大学档案管理制度(黔电大校字[1984]48号)同时废止。 

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